Sistema de Compliance

O apoio e comprometimento da alta direção são a base para a criação de uma cultura de ética, com transparência e integridade e essenciais para a efetividade do nosso Programa de Compliance.

A alta direção da empresa está plenamente comprometida com o Programa de Compliance, incentivando um ambiente ético e transparente, assim como exigindo o cumprimento das normas e leis. Isso é evidenciado através:

• Do apoio irrestrito às iniciativas de integridade e governança corporativa no Âmbito da empresa;
• Do envio de comunicado oficial a todos os colaboradores e terceiros a fim de informa-los sobre a implementação do Programa de Compliance e sobre o Código de Ética e suas revisões;
• Da participação efetiva nos treinamentos presenciais e temas relacionados a ética e integridade, entre outros fatores.

A partir do comprometimento e apoio da alta direção ao Programa de Compliance, torna-se necessário definir dentro da empresa uma instÂncia responsável que seja independente e possua autonomia na aplicação e monitoramento do programa.

Para tanto, estabelecemos um Departamento de Compliance o qual possui autoridade e independência para o desempenho de suas atividades, está ligado diretamente ao diretor geral da empresa, bem como possui facilidade e rapidez na apresentação de casos de violações e demais questões relevantes envolvendo o Programa de Compliance.

É composto por um membro do Conselho de Administração e dois membros independentes e sem qualquer vínculo trabalhista com a empresa.

Dentre as funções desempenhadas pelo comitê, há um importante papel exercido na supervisão do Programa de Compliance e na resolução dos casos de maior complexidade, servindo como órgão colegiado para questões envolvendo o programa.

Todo e qualquer Programa de Compliance deve ser estruturado, aplicado e atualizado de acordo com as características (porte e especificidades) e riscos das atividades de cada empresa.

Dessa forma, conduzimos o Risk Assesment (Análise de Riscos) com o objetivo de identificar e avaliar os riscos aos quais estamos sujeitos em razão das atividades desenvolvidas.

Com base no perfil da nossa empresa e nos riscos identificados na análise de riscos, revisamos os já existentes, assim como desenvolvemos novas políticas, procedimentos e regras com o objetivo de prevenir, detectar e remediar irregularidades e violações às leis e regulamentos aplicáveis à nossa organização.

O estabelecimento de procedimentos de controle e registros contábeis é imprescindível para prevenção de irregularidades, tendo em vista que o suborno e outras práticas ilícitas geralmente são contabilizados de forma disfarçada a fim de aparentar pagamentos legítimos.

Dessa forma, adotamos normas e procedimentos de controles internos a fim de garantir registros contábeis precisos e assegurar a confiabilidade de relatórios e demonstrações financeiras. Além disso, a empresa tem suas demonstrações financeiras auditadas por auditores independentes.

A fim de reforçar uma cultura de ética e o cumprimento das regras e princípios estabelecidos pelo Programa de Compliance, é importante estabelecer medidas disciplinares apropriadas para os casos de violação, ou seja, deve-se transmitir a mensagem de que todos devem cumprir as regras e princípios e que eventuais descumprimentos terão consequências.

Nesse sentido, o Código de Ética estabelece que qualquer falha no cumprimento dos termos do Código resultará na aplicação de medidas disciplinares de advertência, suspensão disciplinar e/ou desligamento contratual por justa causa conforme previsto no Procedimento de Medidas Disciplinares.

As irregularidades e violações poderão ser conhecidas tanto através do Canal de Ética, como também por outras fontes, tais como: análise dos controles e processos de detecção pela Gerência; constatação em auditorias periódicas ou solicitadas pelos gestores; resultado da análise crítica dos processos ou de indicadores.

Após recebimento do relato, seja por meio do Canal de Ética ou por outros meios, será iniciado o processo de investigação a fim de apurar e tomar ações apropriadas e tempestivas como resposta às violações a fim de interrompê-las e remediá-las. Tal processo consiste na análise e apuração, pela empresa, de todos os relatos recebidos.

Possuímos um procedimento para investigação das violações que descreve toda a tramitação desde o conhecimento da violação, passando pela devida apuração pelas instÂncias responsáveis até chegar à conclusão e recomendação da medida disciplinar, se aplicável.